As novas tecnologias trouxeram benefícios para as empresas e seus clientes, facilitando processos de compra, venda e cadastros. De outro modo, trouxe problemas cada vez mais comuns, que são os golpes e outros crimes online, como a fraude documental, por exemplo.

Índice

1. O que é?

2. Quais os riscos da fraude documental?

3. O que fazer?
3.1 Atenção às características dos documentos
3.2 Comparação de documentos
3.3 Faça a validação cadastral
3.4 Invista em sistemas de segurança digital
3.5 Treine a equipe

4. Concluindo

O que é?

Trata-se de adulteração intencional da natureza de um documento, para sua utilização.

A fraude documental pode se dar de diversas formas e apresenta um risco sério para as empresas, desde falsidade ideológica a falsificação de certidões, atestados e documentos.

A atual popularização das ferramentas de edição digital facilitou a criação de falsificações, possibilitando ao criminoso utilizar brechas de dados para criar documentos até então inexistentes. Assim como incluir ou excluir informações de documentos já criados, modificando seu conteúdo para benefício próprio.

Leia também sobre o que é Phishing e como proteger a empresa do golpe .

Quais os riscos da fraude documental?

O uso de documento falso, a falsidade ideológica, a adulteração de documento particular ou público, a utilização de atestado ou certidão falsa são crimes previstos em lei. Figurando no Código Penal como crime contra a fé pública.

Os prejuízos podem ser grandes, tanto para o cliente, quanto para a empresa. Trazendo impactos financeiros além dos de produção e envio. Afinal, o pagamento e a cobrança serão impactados, a empresa fica sem meios de cobrar valores perdidos.

Levando também ao impacto na imagem do negócio e do cliente, que pode ter seu nome negativado em sistemas de cobrança, gerando assim, ações judiciais.

O que fazer?

A dúvida mais frequente nesses casos está no que deve ser feito. Quais medidas podem ser tomadas? Por isso, separamos algumas dicas que podem ajudar na precaução de fraudes. Como técnicas de identificação, software antifraude e estudo de riscos.

Atenção às características dos documentos

É de extrema importância que a equipe esteja treinada para identificar as especificidades dos principais documentos utilizados pela empresa. Como dados, assinaturas e cores.

Isso evita que fraudes com erros visíveis sejam aceitas, funcionando como uma peneira inicial para evitar futuros prejuízos financeiros.

Leia também: Saiba diferenciar segurança da informação de segurança cibernética.

Comparação de documentos

Uma técnica indicada é a solicitação de mais de um documento para que possa ser feita a comparação de dados. Com isso, divergências podem ser detectadas.

Também é possível fazer perguntas ao suposto cliente sobre o documento apresentado.

Faça a validação cadastral

É uma estratégia que auxilia na verificação de referências sobre os clientes, possibilitando proteção desde o primeiro contato. Trata-se de ferramentas online que ajudam na conferência de informação e na criação de um banco de dados para a empresa.

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Invista em sistemas de segurança digital

As novas tecnologias estão em constante evolução e devem ser utilizadas para aumentar a segurança de um negócio. Desde a digitalização dos documentos da empresa e ferramentas que ajudem a gerenciar essa documentação.

Assim como a opção pelos certificados digitais, que usam a criptografia para manter os dados e informações em sigilo no meio digital.

Treine a equipe

Tão necessário quanto estabelecer verificação e segurança digital, é preciso ter uma equipe bem preparada.

Por isso, é essencial investir em treinamento, para que os colaboradores possam saber o que fazer em cada etapa de cadastro e negociação para evitar fraudes.

Concluindo

A fraude documental é um crime previsto em lei, que pode afetar muitas empresas. Seja trazendo prejuízos financeiros, ou mesmo referente a imagem de um negócio.

Por isso, é preciso pensar nas etapas de verificação de dados e treinamento de equipe. Para que uma marca se fortaleça mesmo diante das ameaças de criminosos da falsificação, online ou física.