Dizer que tempo é dinheiro não é exagero, afinal toda uma empresa deve ter uma boa gestão de recursos, inclusive do tempo, para fazer mais com menos.

Saber usar o tempo com sabedoria traz mais eficiência para o negócio. Neste artigo, vamos falar sobre isso e apresentar três técnicas e cinco ferramentas para ajudar uma empresa na gestão do tempo.

Índice

1. 3 Técnicas de gestão de tempo
1.1 Pomodoro
1.2 Técnica KanBan
1.3 5W2AH

2. Ferramentas para gestão do tempo
2.1 Evernote
2.2 Trello
2.3 Google Calendar
2.4 Asana
2.5 Be Focused

3 Técnicas de gestão de tempo

Pomodoro

Uma das principais técnicas de gestão e otimização de tempo ajudando a cumprir tarefas no tempo exigido. Trata-se de uma técnica que afasta ciclos viciosos e aumenta produtividade.

Desenvolvida nos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que utilizou um timer que girava por 25 minutos emitindo um alerta ao fim do tempo.

Pomodoro, tomate em italiano, é uma referência ao formato do relógio usado pelo inventor.

A ideia é ter foco total nas tarefas durante os 25 minutos. O primeiro passo é fazer uma lista de tarefas que devem ser cumpridas (to-do-list) e com a ajuda de um cronômetro medir o tempo. Após o prazo acabar marque com um X as tarefas cumpridas.

Atualmente existem aplicativos como Tomato Time e Pomodoro Time.

Aproveite para saber entender melhor BPM ou gerenciamento de processos de negócio, que tem relação com um conjunto de boas práticas organizacionais.

Técnica KanBan

Desenvolvida na década de 60 pela empresa automotiva japonesa Toyota que sofria com excesso de armazenamento de algumas peças e falta de outras. De modo que havia uma falha na produção da empresa.

Criada pelo gerente Taiichi Ōno para ter maior gestão do estoque, logo foi utilizada para outras áreas da empresa, como o marketing.

É dividida em 3 partes: cartão, colunas e quadro. O cartão deve detalhar a atividade, incluindo informação como quem deve fazer, prazos etc.

As colunas são preenchidas com o status atual do cartão, como “em andamento” ou “concluído”.

Já o quadro centraliza todas as informações.

5W2AH

É o famoso check list das sete perguntas que facilita a organização de tarefas e atividades.

Ao realizar alguma tarefa deve ser respondidas as seguintes perguntas:

• What: o que será?
• Why: por que será?
• Where: onde será?
• When: quando será?
• Who: quando será?
• How: como será?
• How much: quanto custará?

Trata-se de uma ferramenta que dá mais propósito ao uso do seu tempo.

Ferramentas para gestão do tempo

As técnicas citadas acimas podem ter sua eficiência aumentada se aliadas a utilização de aplicativos que tornam a gestão de tempo mais prática e intuitiva.

Evernote

Com o Evernote é possível realizar anotações em um só espaço, com este aplicativo você não vai mais perder anotações.

Trello

É um aplicativo útil para gerenciar projetos funcionando de forma similar a um planner, permite incluir objetivos, listas de tarefas e prazos. Ainda tem a vantagem que pode ser compartilhado com a sua equipe.

Google Calendar

Disponível tanto para computadores como para celulares, com ele é possível manter as tarefas em dia e não perder compromissos, funcionando como uma agenda física. É possível compartilhar agenda com outras pessoas.

Asana

Um gerenciador de projetos eficiente para organizar o dia a dia, fornece funcionalidades para entregar atividades no prazo.

Be Focused

Com propósito semelhante a técnica pomodoro é utilizado para manter o foco por um período determinado com descansos curtos.

Agora é colocar em prática uma rotina com o uso de algumas dessas ferramentas e descobrir o que traz melhor resultado para suas tarefas de gestão ou para a gestão do negócio de modo geral.

Lembre-se que podemos ajudar você com soluções adequadas ao seu problema de gestão empresarial, basta entrar em contato chamando pelo WhatsApp. Aproveite para conhecer alguns de nossos cases no site.