Otimização de processos pode ser compreendida objetivamente como uma forma de realizar um processo com maior eficiência, ou seja, com economia de tempo e dinheiro, ganhando mais produtividade.
Por exemplo, é possível a uma empresa otimizar a consulta de um produto no estoque. Para isso, basta investir em uma tecnologia de gestão que permita que esse processo seja feito sem a necessidade de se dirigir pessoalmente ao estoque.
De forma geral, otimizar é uma estratégia que pode trazer diversos benefícios, como aumento de eficiência e produtividade. Então, vamos entender melhor a importância dessa solução.
Índice
1. A importância da otimização para sua empresa
2. Como identificar processos que precisam ser otimizados?
3. Como executar a otimização de um processo? Conheça alguns passos
3.1 Mapeie o processo
3.2 Identifique os pontos de melhoria
3.3 Implemente as melhorias e acompanhe os resultados
A importância da otimização para sua empresa
Otimizar os processos de uma empresa é importante por diversos motivos. O primeiro é que se trata de uma estratégia que, além de garantir que a organização consiga desenvolver suas operações de forma produtiva, também colabora para a redução de custos. Assim, ela pode ter mais dinheiro no caixa e investir em sua expansão.
Resumidamente, a otimização é uma ação que pode garantir a uma organização os seguintes benefícios, alguns deles são:
- redução de custos;
- aumento da produtividade;
- aumento da eficiência;
- evita erros operacionais, que podem prejudicar o alcance dos objetivos de uma organização.
Para exemplificar, imagine um funcionário cometer o erro de achar que determinado produto não consta em estoque e, com isso, perder vendas? De fato, são situações que acontecem e acarretam prejuízos financeiros.
Leia também sobre mapeamento de processos de trabalho e por que toda empresa deve fazer.
Como identificar processos que precisam ser otimizados?
A boa notícia é que quase todos os processos podem ser otimizados, o que significa dizer que é fácil identificar quais precisam obter avanços nesse sentido.
Mas, caso tenha dúvida, siga a seguinte dica: faça o mapeamento de todas as atividades de sua empresa, isto é, conheça cada uma de ponta a ponta.
Isso fará com tenha ampla visão acerca de cada uma delas, o que ajudará a encontrar possíveis falhas ou gargalos.
Como sugestão, otimize os processos que geram valor para os clientes, sendo um exemplo o atendimento ao cliente e o setor produtivo.
Como executar a otimização de um processo? Conheça alguns passos
Para executar a otimização de um processo, é importante seguir alguns passos.
1. Mapeie o processo
Como destacamos, o primeiro passo é mapear o processo. Por exemplo: Para comprar mercadorias, quais etapas o setor de compras percorre até que esse processo seja finalizado?
Provavelmente, esse processo é composto por etapas como: recebimento de demanda pelos setores, pesquisa de mercado, análise de preços, comparação de preços e fechamento de compras.
2. Identifique os pontos de melhoria
Ao mapear o processo, faça uma análise crítica e técnica sobre ele, com o objetivo de aperfeiçoar ou eliminar pontos que podem estar atrapalhando sua eficiência.
Por exemplo, no caso das compras, a equipe recebe capacitação para desenvolver as operações do processo da forma que se espera?
3. Implemente as melhorias e acompanhe os resultados
Após identificar as falhas do processo, implemente as soluções ou melhorias, reorganizando o processo de forma que ele seja otimizado.
É também fundamental acompanhar os resultados das melhorias implementadas, a fim de se verificar se realmente estão sendo positivas para a otimização do processo.
A otimização de processos é uma estratégia que pode, sem dúvida, contribuir para que uma empresa alcance seus objetivos com rapidez. Mas agora que sabe disso, que tal se organizar para implementar essa solução em seu negócio?
Saiba que podemos ajudar você nessa tarefa, conheça nossos serviços. Podemos elaborar uma solução de gestão sob medida para a sua dificuldade de gestão. Entre em contato conosco chamando pelo WhatsApp.
