Padronizar os processos internos de um negócio e conduzi-los de forma eficiente é o primeiro caminho para a competitividade no mercado, e, para isso, precisamos mapear os processos de trabalho.
Contudo, muitos empreendedores e gestores da área não entendem o real fundamento dessa ferramenta e como ela pode oferecer vantagens para o negócio. Entenda neste artigo.
Índice
1. Qual a importância de mapear processos?
2. O que significa mapeamento de processos?
3. Por que a empresa deve realizar mapeamento de processos de trabalho?
3.1 Identificar gargalos
3.2 Entender entradas e saídas do negócio
4. Mapear processos reduz custos
Qual a importância de mapear processos?
Mapear os processos de trabalho significa, de certa maneira, traduzir todas as etapas e atividades requeridas por determinado processo interno da empresa, do inicio ao fim.
Ao realizar o mapeamento, o gestor conseguirá:
- Conhecer inteiramente o processo de trabalho;
- Visualizar atividades desnecessárias e possíveis otimizações a serem feitas;
- Determinar a melhor maneira de fazer as coisas;
- Documentar o processo para futuros treinamentos de novos colaboradores;
- Entender as competências específicas necessárias de cada colaborador envolvido no processo;
- Perceber quais indicadores estratégicos são mais indicados para monitorar aqueles processos.
Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, disse:
“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito”.
Somente com o mapeamento de processos é possível perceber isso!
O que significa mapeamento de processos?
Trata-se de uma ferramenta de cunho empresarial que possibilita entender todos os componentes cruciais para que as atividades saiam de acordo com o previsto, e o melhor de tudo, que possam ser otimizados tendo em vista uma melhor eficiência.
Portanto, o mapeamento de processos nada mais é do que uma forma de realizar o controle de cada passo que é dado dentro da empresa, a fim de entender como se dá o seu funcionamento.
Vale lembrar que mapear os processos de negócio permitem tanto uma visão específica de terminado processo, como também uma visão mais global do negócio como um todo, entendo como cada processo de trabalho impacta no funcionamento de outro processo dentro da mesma organização.
Ou seja, é fazer a “máquina do negócio” funcionar em sincronia e da melhor forma possível.
De forma geral, sabemos que em uma companhia existem três tipos diferentes de processos que podem ser mapeados. São eles:
- processos primários: estes estão diretamente ligados à entrega de valor aos seus clientes;
- processos de gerenciamento: eles acabam sendo ligados às medições, gestão de negócios e controle de gestão;
- processos de apoio: como o próprio nome sugere, os processos de apoio são intermediários, que acabam orientando a realização dos processos descritos anteriormente.
Por que a empresa deve realizar mapeamento de processos de trabalho?
O mapeamento tem o papel de não apenas de identificar os processos existentes, mas como também de otimizá-los e documentá-los possibilitando impactos positivos para o negócio em questão.
Sendo assim, confira a seguir os principais benefícios e vantagens que uma empresa terá ao implementar uma gestão de mapeamento de processos eficiente:
1. Identificar gargalos e ineficiências no negócio
Os gargalos são atividades críticas que limitam o desempenho de um processo de negócio que acabam reduzindo processos resultados da empresa.
Assim, com o apoio do mapeamento de processos, é possível identificá-los e aperfeiçoá-los a fim de estimular o aumento da produtividade, atingindo o nível de performance esperado pela direção.
De forma prática, um gestor é capaz de perceber que diversos gargalos são criados em decorrência de mal entendidos entre os agentes envolvidos no processo ou, até mesmo, por ações mal definidas que levam à falha na execução dessas atividades.
Para consertar essa situação, o gestor pode, então, definir um padrão a ser seguido, eliminando o problema.
Em consequência, a empresa consegue estabelecer funções ainda mais claras para cada colaborador, ajudando na transparência e no trabalho da equipe.
2. Entender entradas e saídas do negócio
O processo de trabalho pode ser entendido como uma transformação de determinadas entradas (materiais, informações, solicitações de clientes, entre outras.) em saídas específicas (fechamento de um contrato, entrega de um produto ou serviço, entre
outras).
Assim, a partir dessa visão, o mapeamento de processos torna mais clara a necessidade de cada processo de trabalho, bem como os requisitos mínimos de qualidade de suas entregas. Além de direcionar indicadores estratégicos que ajudem no monitoramento desse processo e na tomada de decisões a partir de dados.
Leia também: Saiba o que significa uma cultura orientada a dados, ou Data Driven.
Mapear processos reduz custos
Em geral, sabemos que toda e qualquer atividade que ocorre dentro de um negócio gera custos. O mapeamento de processos contribui para a construção de um fluxo de caixa mais sustentável, ao evidenciar atividades desnecessárias ou processos passíveis de automação, reduzindo custos.
Assim, fica mais clara a decisão de reduzir ou investir recursos financeiros em etapas que efetivamente impactem nos resultados. Com isso, a empresa se torna mais competitiva no mercado.
Não foi difícil entender o mapeamento de processos, certo? É uma ferramenta simples, mas nem sempre é empregada adequadamente pelas organizações. Entre em contato conosco para que possamos lhe ajudar a padronizar e otimizar seus processos de negócio e lhe oferecer também outras soluções que podem ajudar o seu negócio.
